二、时间管理的四代发展历程

人们从认识到时间管理的重要性，到开始进行时间管理，期间经历了管理方式和管理重点的转移，大致可以分为四个历程。

1.时间增加和备忘录

时间增加是指当时间不够用、工作任务比较多的时候，单纯地加班加点，延长工作时间。备忘录是指把要做的项目列举出来，制作成工作任务清单，做完一件就勾掉一件，以此种方式进行时间分配和管理。

2.工作计划和时间表

这个阶段称的特点是，在开始工作之前，先列出一个清单，给每项任务制定时间期限，确保自己在制定的时间段中完成规定的任务。这个方法也可以称为行事历时间管理法。

3.排列优先顺序

当工作任务多到在规定时间内无法彻底完成的时候，经理人就要对时间管理内容进行更改，首先取舍工作任务，其次给工作任务排序，此时四象限法是一个很有效的方法。

如图1所示，横坐标轴代表事情的紧急程度，纵坐标代表事情的重要程度，就可以将所有工作分为A、B、C、D四个象限，A象限是既重要又紧急的事情，B象限是重要但不紧急的事情，C象限是紧急但不重要的事情，D象限是既不重要也不紧急的事情。

图1 四象限法示意图

A类工作

A类工作既重要又紧急，一般表现为突发事件。显而易见，为工作排序后，首先要做的就是这类工作。当工作中出现了突发事件时，应该放下手头所有的工作，全身心地解决突发事件，这种行为被形象地称为“救火行动”。例如，119消防队接到火灾警报，就要马上去处理现场。

要点提示

在四象限法中，各象限工作的特性有：

① A类工作：既重要又紧急；

② B类工作：重要但不紧急；

③ C类工作：紧急但不重要；

④ D类工作：不重要不紧急。

B类工作和C类工作

当这两类工作同时发生时，应该先处理哪类工作？按照时间占用的顺序划分，即按照时间的紧急程度划分，专家认为应该扔掉C类工作，保住B类工作，因为B类工作的价值更大。

B类工作例如学习和职业成长、健康、休闲等，虽然重要但不紧急，如果不做的话，B类工作会随着时间进一步推移而越来越紧急，直到突破一定的极限，就变成了A类工作。

C类工作紧急但不重要，如果不做的话，随着时间推移，会变得越来越紧急，当越过一定的极限以后，就可能因为失去时机而消失，因此遭受一定的损失，工作本身也会随之消失。例如，下午3点到4点，工会组织慰问抽奖活动，参加抽奖者都可以得到一袋洗衣粉，如果某人因故未能参加，4点之后缺勤者将损失一袋洗衣粉。

如果B类工作和C类工作之间发生时间冲突，在两者不可兼得的情况下，如果可以延长工作时间，在保证B类工作不变成A类工作之前，可以先完成C类工作，再按部就班地处理B类工作，达到双赢的效果。

但是管理专家发现，这种状态很难实现，虽然处理每件C类工作花费的时间都不多，但是C类事件的数量层出不穷，经理人如果疲于应付，最终就会陷入C类事件的汪洋大海之中。C类事件过多又被描述为“帕金森定律”，也称为“爆米花定律”，就是两斤玉米看上去不是很多，但是经过膨化后就会变为一筐玉米花。很多经理人面对大堆繁杂事务的时候，习惯于急事急办、特事特办，毫无时间管理理念，总是在做最紧急的事情，结果发现永远处理不完。

【案例】

箩筐任务测试

美国专家曾经做过一个针对中国经理人时间管理基本状况的测试。任务要求是：在一个箩筐中有10件工作任务，假设一段时间内无法完成所有任务，请中国经理人挑选优先的任务。

在测试中，中国经理人挑出的第一件是最紧急的任务，第二件是最简单的任务，第三件是花费时间最短的任务，第四件是最有趣、最喜欢做的任务，第四件任务还没有做完，测试时间结束了。这时箩筐中剩下了6件任务，这些任务有一些类似的特点：重要、不紧急、很难、耗时长、无趣。

4.以重要性为导向

这个阶段的代表是二八定律。意大利经济学家帕累托认为，万事万物都可以分为重点的少部分和一般的大部分，即80%的结果是源于20%的努力得来的。人们在特定的时间段，注意力会高度集中，办事效率最高。认识到这个规律后，就要“打蛇打七寸，擒贼先擒王”，用最有效率的时间做最重要的工作。