第九讲 “西瓜”与“芝麻”
“丢了西瓜拣回芝麻”是一句俗语。从企业经营的角度去理解，它形容有些人做了那些低回报的工作而放弃了高回报的工作。
为什么只拣“芝麻”不抱“西瓜”
1.人们热衷于拣“芝麻”
每一个人在人生的旅途中，总是会遇到一些“西瓜”，也会遇到很多的“芝麻”。这时，每个人的脑子里都会想着如何得到“西瓜”，但是很奇怪，在行动上人们往往是在捡“芝麻”。
为什么人们热衷于拣“芝麻”呢？因为拣“芝麻”很容易，每拣到一个“芝麻”就会有一定的成就感，在短期内获得满足，很过瘾。何况抱“西瓜”不如拣“芝麻”省力，不如拣“芝麻”来得快。所以人们虽然向往抱“西瓜”，但是“芝麻”的诱惑让他们控制不住。
2.“西瓜”与“芝麻”的区分
Æ “芝麻”与“西瓜”不可兼得
在相同的时间内，人只能做一件事情，就是说要拣“芝麻”还是要抱“西瓜”只能选择一种，如果拣“芝麻”就不会再有时间抱“西瓜”，如果抱“西瓜”就不可能再有时间拣“芝麻”。拣“芝麻”与抱“西瓜”不可兼得。
因此，在单位的时间内，你必须做出是要拣“芝麻”还是要抱“西瓜”的选择。
Æ “西瓜”与“芝麻”的区分
当然在选择拣“芝麻”还是抱“西瓜”之前，首先要对“西瓜”和“芝麻”进行区分，看哪些事情是“西瓜”，哪些事情是“芝麻”。
工作按照回报的高低可以分成两类，一类是低回报的工作，另一类是高回报的工作。“芝麻”的回报力远远低于“西瓜”，所以，“芝麻”就是指那些低回报的工作。“西瓜”的回报力远远大于“芝麻”，所以，“西瓜”就是指那些高回报的工作。
怎样分辨您生活和工作中的“西瓜”和“芝麻”？
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3.效率和效益的分别
效率和效益虽然只有一字之差，但是在内容上却有着很大的差别。人们对于“西瓜”的追求，实际上就是对于效益的追求。
【案例】
有一位经济学家做了一个实验。他在银行兑换了100张钱。这100张钱里有99张是1元的，有1张是100元的。他拿着这100张钱来到一个大商场前，先说明了这100张钱的情况，然后撒了出去。人们都上前哄抢，这时就会发现，大家几乎都朝那1张100元钞票跑过去，去抢那张100元的钞票。
因为大家都清楚就是把所有的1元钞票抢到手，也不如那1张100元的多。一张一张地拣小钞比抢那1张100元大钞费力多了，更何况，根本就不可能把所有1元1张的钞票都抢到手。
案例分析：这是普通人对于效率和效益的理解。很明显，一张一张地拣一元的钞票效率很高，但是效益很低；去抢那张100元的大钞，效率会不如拣一元的小钞，但是，能够拿到就会产生很大的效益。
由此可见，追求效率是战术层面的问题，追求效益是战略层面的问题，后者才是大家追求的真正目的。追求效率是指把问题做对，追求效益是去做对的事情。做对的事情，有一定的效率，就会产生很大的回报；如果把事情做错了，效率即使很高，回报也会很低。
怎样获取“西瓜”
1.确定有效目标
Æ 目标与计划的关系
工作不能没有目标的设定，设定了目标如果没有计划就会变成不切实际的空想。
计划的制定必须要考虑目标的期望值，必须要考虑资源的配置情况，把两者结合起来考虑才能够制定出切实可行的计划。目标和计划必须设定最后的期限，不能无限期地拖延。
Æ 利用第二象限实现目标
【案例】
某企业确定了年利润100万元的目标以后，就朝着100万元的目标猛冲，把其他问题都留在后面。它逢山开路，遇水架桥，兵来将挡，水来土掩。一开始进展得挺快，到最后是强弩之末，由于其他因素的制约，不仅没有盈利，反而亏损了。
实现目标合理的方法是在目标确定以后，对目标的实现要有一个规划。然后对技术资源以及企业的资金进行整合，这样才能使企业以持续的发展状态实现目标。
案例分析：这个企业的做法是时间管理的第三象限的做法，做了好多紧急但是不重要的事情，所以出现了欲速不达的情况。
第二象限是那些重要但不紧急的事情，这一象限的投资效益最大，要实现确定的目标，投资第二象限能够获得强劲的执行力。
2.提高对目标的执行力
为达到目标就要对其进行有效地执行，首先要保证充足的时间，然后需要做充分的准备和详细的计划。
Æ 按时执行完成每一项工作；
Æ 会客必须在规定时间之内；
Æ 会议前必须拟定会议提纲；
Æ 准备完整资料提供给客户。
3.工作确定的顺序
实现高效率需要合理地调整时间以及进行资源的分配。确定工作顺序首先要确定应该做什么事情，然后确定为什么去做，用什么标准来做。下一步就是确定什么时间开始，都有什么人参加，怎么样分配时间。
4.培养良好的工作习惯
良好的工作习惯对于高效率的工作来说是必不可少的。工作环境中各种资源的合理配置及有条理的习惯，能够使工作得心应手。
Æ 把所有的文件从桌子上清走；
Æ 把名片放在一个固定的地方；
Æ 把重要文件放在固定的地方；
Æ 建立电脑及文件的归档系统；
Æ 重新归类未审批处理的文件；
Æ 彻底整理办公桌及电脑文件。
5.发展性和维持性工作
维持性工作是做了以后，只不过是昨天工作的重复，没有任何的新意，不会因此而发财，也不会因此而得到升迁，是平行移动的工作。另外一类工作是发展性工作，就是在去做这件事情的时候，有机会向高处移动，会获得更好的升迁，更好的回报。
【案例】
有一位世界著名的青年科学家经历了一个很不平凡的历程。她小学五年级的时候，遇上文化大革命，被下放到农村去养猪。在农村的时候，她始终没有放弃对学习的渴望，边放猪边自学。国家恢复高考后，凭借坚强的毅力只有五年级学历的她考上了大学。四年以后，她以全班第一名的成绩毕业。
时隔不久，她有了一个到澳大利亚墨尔本大学学习的机会。在澳大利亚的墨尔本大学，她为了挣够学费及生活费用，一天打三份工。白天中午去给人家做清洁工，下午给人家整理花园，晚上伺候一个大小便失禁的老太太。在墨尔本大学毕业后又读了博士。现在是中国某大学的博士生导师，成了世界著名的青年科学家。
案例分析：这位女士能够有这么大的成就，就是因为她能够在自己现有的工作中找到发展性的亮点。她在农村边放猪边自学，放猪是她的维持性工作，学习是她的发展性的亮点。当机会到来的时候，她发展性的亮点就变成了改变她的身份的魔棒。
怎样对待您工作中的维持性和发展性工作？
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6.如何处理高回报活动
高回报的活动本来就少，我们节约出来大量的时间，也不过是为了把高回报的事情做好，因此，高回报的活动要认真对待。
Æ 以高回报为原则安排低回报项目
在高回报的项目短缺的情况下，可以花一些时间，争取把低回报项目的回报率发挥到最大。
Æ 集中精力保持高回报的重点目标
目标也有主次大小之分。应该集中精力确保大的目标、主要目标的实现。
Æ 放宽最后期限，使它被特殊化
高回报活动中的重要目标如果不能按期完成的话，可以适当延长期限，使它特殊化。这样就能够吸引足够的注意力去解决它。
Æ 目标分解，循序渐进，逐步达成
在大目标难以实现的情况下，可以把大目标进行分解，分成若干个小目标，然后逐个解决。
Æ 寻求帮助，团队合作，利益共享
“三人齐心，其力断金”，善于合作的人才能够做成大的事情。
Æ 用精力高峰时间解决高回报工作
每个人在一天里总会有精神最好的时候和精神最差的时候。要用精力处于高峰的时间做好高回报的工作。
Æ 自我激励，自我回报，自我激发
高回报的活动往往有一个较长的期待过程，要保持持续的良好的精神状态，需要自我激励、自我回报、自我激发。
Æ 保持沟通，承担责任，全速前进
保持与其他人员的沟通，互相激励，全速前进。
7.如何处理低回报活动
低回报的活动，有些是没有必要做的活动，有些是不得不做的活动，有些是琐碎的活动。它们的回报率都很低，可以用不同的方式进行处理。
Æ 忽略它们，释放你的时间
时间有限，注意力也有限，意义不大的事情完全可以“睁一只眼，闭一只眼”。
Æ 简化它们，将它们系统化
有些活动既复杂又回报率低，在必须去做的情况下，就去简化它。如果这件事情很凌乱，就想办法把它系统化。简化了的和系统化了的事情就会比较容易处理。
Æ 降低标准，不必追求完美
有些回报率低的事情没有必要太认真，也没有必要把它做得很完美。好钢不要用在刀背上。
Æ 放弃它们，舍弃一些事情
没有必要做的事情干脆不要去做，舍弃做回报率低的事情，才能有做那些回报率高的事情的时间。
Æ 花钱请人，交给别人来做
古语云：君子性非异也，善假于物也。聪明的人会把这些低回报的事情交给别人去做。
Æ 工作分类，在其他时间做
琐碎无序的事情应该先分类，然后抽出一定的时间集中完成。
如何避免拣“芝麻”
时间的有效管理可以避免拣“芝麻”的活动，时间有效管理的前提是有一个良好的时间记录。停止拣“芝麻”活动是破，时间记录是立，一破一立就能帮助人们确定高回报的工作并把它做好。
1.停止拣“芝麻”的活动
停止拣芝麻的活动需要做到：
Æ 把相同的事情进行分类
把那些琐碎的事情进行分类，然后集中一定的时间处理这些鸡毛蒜皮的事情。
Æ 看清楚前进的方向
真正去做有效益的事情，停止拣芝麻的行为，就不能只低头拉车，不抬头看路。也就是不仅仅要有战术的应用，还要确定合适的战略计划。
2.时间记录的工作
很多人都有这样的感觉，自己工作很努力，然而没有成就感。自己的努力，没有得到应有的回报。这是因为不良的习惯偷走了你宝贵的时间，使你在有限的时间内不能做最有价值的工作。时间记录的方法能够帮助你发现所做过的事情的价值大小。
Æ 持续时间记录，提供精确资料
做时间的记录必须详细，几点钟做的什么事情，都要一个不落地记录下来。这项工作记的是一件一件的事和做事的时间，不必要记录事件更为详细的内容。
记录的时间要有连续性，也就是一天接着一天记，不能记一天隔一天地做记录。
Æ 记录一周或30天内的活动内容
作记录要有一定的时间段，或者一周或者15天或者一个月，总之，要记录一个时间段内的事件。
Æ 观察分析时间流程的内容
一段时间的记录做完以后，就要对单位时间内所做的事情进行观察分析。看做的哪些事情回报高，哪些事情回报低，是什么样的习惯造成的。
这样经过对时间记录的分析，就能发现那些低回报的工作以及不良的习惯。就能有的放矢地去改变它。
3.怎样记录你的时间
这里建议大家做一个如下的表格，记录下来你一周之内，每一天、每一个时间段所做的主要工作。
表5-1 时间记录表
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时间 日期 |
六 七 八 九 十 十一 十二 十三……二十四 |
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星期一 |
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星期二 |
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星期三 |
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星期四 |
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星期五 |
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记录完以后对这个表格进行分析，很容易就能发现一周之内哪些时间被有效利用了，哪些时间被浪费了。
4.用时间记录跟踪
当你对一周的时间管理情况进行分析后，如果又提出了新的时间管理方案，仍然需要时间的记录，因为：
Æ 通过对时间的记录，你会变得更清楚
时间的记录会让你清楚地知道新的时间管理方案的执行情况，及时发现时间方案中存在的问题。
Æ 计划某个工作时，记录你的预算时间
在制定某个工作计划时，也要制定相应的时间计划，也就是制定相应的时间预算。时间的记录，可以与时间的预算作比较，从而有效控制计划的进度。
Æ 当工作完成后，检查你用的实际时间
工作完成后，通过时间记录可以检查工作的实际时间，为制定下一个计划提供坚实有力的材料资源。
时间的记录是一个很有意义的活动。它有利于培养人的良好习惯，增强你的洞察力，帮助你发现高回报的工作，并把做好。总之，时间的记录能够帮助你获得长期的效益。